Die in digitaler Form geführten chronologischen Ein- und Ausgangsregister unterliegen der gesetzmäßigen digitalen Aufbewahrung (Conservazione a norma), um die Zugänglichkeit, Verwendbarkeit, Integrität, Authentizität und Auffindbarkeit der Daten zu gewährleisten.

Die für die Aufbewahrung anzuwendenden Vorgaben sind in den Betriebsmodalitäten (Modalità operativa 17 „Technische Anforderungen“) festgelegt, die mit Direktorialdekret Nr. 143 vom 6. November 2023 genehmigt wurden und auf der Website des RENTRI veröffentlicht sind.

Für die gesetzmäßige Aufbewahrung müssen sich alle Betreiber, einschließlich jener, die die vom RENTRI bereitgestellten Hilfsdienste nutzen, an einen Anbieter von Aufbewahrungsdiensten wenden (beispielsweise an Anbieter, die auch die gesetzmäßige Aufbewahrung elektronischer Rechnungen gewährleisten). 

Fristen für die Übertragung des chronologischen Ein- und Ausgangsregisters in das Aufbewahrungssystem

Das elektronische Dokument des Ein- und Ausgangsregisters muss mindestens einmal jährlich an das Aufbewahrungssystem übertragen werden; jedem Betreiber bleibt es jedoch überlassen, diese Übertragung häufiger vorzunehmen. 

Die Übertragung des elektronischen Registers in das vom Betreiber gewählte System zur gesetzmäßigen Aufbewahrung erfordert, um die rechtliche Nachweisbarkeit gegenüber Dritten sicherzustellen, die digitale Signatur durch den Verantwortlichen für die Aufbewahrung (in den von den geltenden Vorschriften zugelassenen Formen und gemäß dem Aufbewahrungshandbuch des Betreibers) sowie die Anbringung eines qualifizierten Zeitstempels.